O que é o debriefing de eventos?

Melhoria contínua é a chave! Todo processo ou acontecimento que se repete, pode ser melhorado aprendendo com os erros anteriores e mantendo os acertos.

A melhoria contínua é um procedimento cíclico de análise e implementação de ações para melhorar os resultados de uma determinada organização. E isso vale para grandes companhias e também para pequenas empresas.

Marcos Hashimoto

Ok! Mas e o debriefing?

O debriefing ainda não é muito difundido no mercado de eventos, então começarei esse post explicando do que se trata. Você deve estar acostumado com o briefing, certo? Ele retrata o que se espera do evento, mas então o que é o debriefing? É muito semelhante, porém ao invés de ser o retrato do que será o evento, olhando para o futuro, vamos olhar para o passado, vendo como foi o evento. Vamos identificar todos detalhes onde ocorreu problemas e o que foi bom, então em próximos eventos teremos a oportunidade de evitar, ou minimizar os problemas que já conhecemos e aprimorar o que foi bom.

Problemas são comuns, o que varia é o seu tamanho. Quanto mais eventos e debriefings forem feitos, melhor tende a ser os eventos e com problemas cada vez menores, talvez até imperceptíveis.

Tá! E como faço isso?

Não tem mistério! Basta montar um padrão de questionário (ou conjunto de questionários) para cada tipo de evento que você organiza e aplicá-los após a conclusão de cada evento.

Caso você esteja utilizando o sistema Eventer, você já terá alguns relatórios que mostram como foi o evento. Lembre-se de alimentar as descrições das tarefas, receitas e despesas durante o evento para que você possa extrair informações daí também após a conclusão dos eventos.

Eventos são feitos de experiências para as pessoas, certo? Então além das questões levantadas pela própria organização, se for possível, é muito interessante ter a opinião dos evolvidos (cliente, participantes, fornecedores, funcionários, etc.). Isso pode ser feito enviando questionários por e-mail, fichas com questões distribuídas no dia do evento, entre outros formatos, dependendo do tipo de evento.

Exemplo de questionário de debriefing

  1. Qual era o objetivo do evento?
  2. O objetivo do evento foi atendido?
  3. O cliente ficou satisfeito com o resultado?
  4. Quais problemas ocorreram na organização do evento? Foram solucionados? Como?
  5. Quais problemas ocorreram durante o evento? Foram solucionados? Como?
  6. O que foi bom e ganhou destaque no dia do evento? Pode ser melhorado?
  7. Os participantes se envolveram com as atividades do evento? Quais atividades mais se destacaram?
  8. Houveram reclamações? Quais?
  9. Houveram elogios? Quais?
  10. O evento gerou depoimentos em redes sociais, mídia ou em algum outro meio? Quais?

Agora você pode montar seus próprios questionários e aplicá-los em seus eventos. Inclusive seus questionários também podem ser melhorados a cada evento. Tenho certeza que seus eventos irão melhorar muito e seus clientes ficarão muito mais satisfeitos te procurando mais vezes.

Formado em sistemas de informação na Unisinos, sócio da empresa Grifo e um dos fundadores do Eventer.
Além disso é organizador de eventos independentes, como Front in Poa, RSJS e Code n’ Bier, na área de tecnologia.
Tem como hobby o paraquedismo, onde busca inspirações para seu dia-a-dia.

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado Required fields are marked *